| Nombre d’adhérents préoccupés par l’annonce de l’annulation du Mobile World Congress de Barcelone ont contacté UNIMEV ces derniers jours.
1- UNIMEV communique sur le maintien de tous les événements organisés sur le territoire français.
Les éléments d’information connus à ce jour sur les conditions de propagation de l’épidémie de coronavirus, tant en ce qui concerne les modalités de la contamination par le virus que les développements de l’expansion géographique de la pandémie, ne justifient pas la remise en cause de l’organisation d’événements sur notre territoire.
UNIMEV a diffusé vendredi 14 février un communiqué de son Président, Olivier ROUX, invitant les acteurs économiques à raison garder – voir version française / version anglaise.
2- Nous vous proposons un message d’information à mettre en ligne pour communiquer auprès de vos communautés d’affaires sur le maintien de vos événements.
Télécharger en version française / version anglaise.
L’UFI (Global Association of the Exhibition Industry), l’association mondiale des des foires et salons, fournit sur son site internet une quantité de sources et d’éléments d’information utiles en anglais ainsi qu’un blog de partage.
3- Nombre d’entre vous nous ont consulté pour prendre la mesure des conséquences d’une annulation à l’initiative de l’organisateur.
Voici les éléments d’analyse à avoir présents à l’esprit.
Pour les organisateurs :
L’organisateur qui annule un événement est tenu :
- s’agissant des clients exposants, de rembourser le prix de la prestation convenue et de les indemniser du préjudice éventuellement subi (frais engagés pour l’événement) ;
- s’agissant des fournisseurs prestataires (site, prestataires d’installation générale…), de payer le prix de la prestation commandée ou, lorsqu’il s’agit d’une prestation à exécution successive, le prix de la prestation exécutée.
Ces règles générales sont tempérées par deux facteurs :
- les stipulations des conditions générales de vente (CGV) de l’organisateur, qui plafonnent souvent, lorsque l’annulation résulte d’un cas de force majeure (voir ci-dessous), le remboursement du prix aux exposants (par exemple au montant de la répartition, au prorata des sommes versées par chacun des exposants, des fonds résiduels après paiement de l’ensemble des dépenses engagées) ;
- la force majeure, c’est-à-dire les circonstances imprévisibles et irrésistibles contraignant l’organisateur à annuler l’événement. La force majeure permet à l’organisateur d’activer la clause contractuelle limitant le montant du prix remboursé aux exposants (voir ci-dessus) et l’exonère de responsabilité contractuelle en cas de préjudice invoqué par ces derniers.
Nombre d’entre vous s‘interrogent sur la nature des circonstances susceptibles d’être admises comme un cas de force majeure par un juge. La force majeure se caractérise par l’irrésistibilité et l’imprévisibilité (article 1218 du Code civil). Les circonstances actuelles (conditions de propagation du coronavirus en Asie et dans le reste du monde, mesures de précaution mises en œuvre par les autorités publiques et les opérateurs privés en Europe) auraient à notre avis peu de chance de justifier la reconnaissance d’un cas de force majeure par un juge.
Pour les prestataires (fournisseurs des organisateurs ou des exposants) :
Le prestataire qui se voit notifier l’arrêt de l’exécution de sa prestation par son donneur d’ordre (organisateur ou exposant) est créancier de la fraction du prix correspondant à la fraction de la prestation réalisée au moment de l’annulation de l’événement.
Pour les gestionnaires de sites (fournisseurs des organisateurs) :
Le gestionnaire de site reste créancier du prix prévu au contrat avec l’organisateur.
Pour les exposants (clients des organisateurs) :
Les exposants peuvent réclamer le remboursement du prix acquitté à l’avance à l’organisateur dans les conditions prévues par les CGV. Et doivent payer les prestataires (concepteurs/réalisateurs de stands…) mobilisés en vue de la participation à l’événement à hauteur des prestations accomplies.
La mise en œuvre de ces principes issus du droit des obligations est évidemment, en pratique, modulée par les impératifs de la relation commerciale entre les parties.
4- Nous vous réinvitons enfin à vous inspirer de notre modèle (évolutif) de plan de précaution pour bâtir un dispositif adapté.
N’hésitez pas à challenger ce dispositif en interrogeant vos clients internationaux sur les standards de précaution exigés par leur services internes de conformité. Vous leur ôterez de la sorte leurs velléités de désistement.
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